24 стратегии за по-продуктивен ден

Имате много задачи за вършене, а дори не знаете откъде да започнете? Много хора живеят с усещането, че нямат достатъчно време за всичко, което искат или трябва да направят. Затова управлението на времето и стратегиите за продуктивност идват на помощ.

Истината е, че всички имаме по 24 часа на денонощие, затова е важно как използваме времето си. „Има време“ подбра за вас 24 работещи стратегии, които да изпробвате още днес. Не е нужно да прилагате всичките, изберете тези, които прилягат най-добре на нуждите и начина ви на живот.

1. Ставайте рано

Сигурно ви е омръзнало да го чувате и все се чудите колко по-рано трябва да станете. Отговорът е – зависи колко неща искате да направите. Ставането рано добавя допълнителни часове към деня, за онези неща, за които все не остава време като четене, спорт, работа по страничен проект. Освен това тишината на сутрешните часове (когато всички вкъщи спят и когато телефонът все още не е започнал за ви известява за нови съобщения) дава възможност за концентрация и високо продуктивна работа.

2. Създайте си сутрешен ритуал

Това ви позволява да започнете деня с положителна нагласа и правилна кондиция – удовлетворени, че каквото и да се случи през този ден, сте го започнали по желания от вас начин. Помислете за различни активности и правилната им подредба в ограничените и забързани сутрешни часове. Ето няколко идеи: медитация, разтягане/йога/спорт, четене, чай/кафе, здравословна закуска, пиене на вода, писане в дневник.

Прочетете повече: Вълшебната сутрин или 6 стъпки, с които да променим живота си преди 8 сутринта

3. Водете се от приоритетите си

Каквато и стратегия за управление на времето да приложите, тя няма да има смисъл, ако не ви помага да постигате личните си цели и приоритети. Отделете време да помислите кои са най-важните области в живота ви и какво искате да постигнете във всяка от тях. След това, когато планирате седмичния или дневния си план, към всяка задача си задавайте въпроса: Как изпълнението на тази задача ми помага да постигна целите си? Как ми помага да работя за приоритетите си?. Ако не ви помага, наистина ли е най-важното нещо, което да направите?!

4.  Използвайте календар или планер

Всички имаме задачи, които трябва да изпълняваме всеки ден – някои са по-важни от други, трети са по-спешни и инфарктни, а четвърти просто забравяме в суматохата (и накрая купуваме подаръци за рождени дни в последния момент). Записвайте всичко в графика си за деня и категоризирайте задачите по спешност и важност, за да не изпускате нищо от погледа си и да прецените кои задачи изискват вниманието ви сега.

5.  Изпробвайте техниката блокиране на време (time blocking)

Чудесен инструмент, който ви позволява да разграфите деня си не по конкретни малки задачки, а на големи отрязъци от време, запазени за определени повтарящи се дейности. Този начин на планиране ви позволява спокойствие и гъвкавост, с които да не се чувствате притиснати от конкретен часови слот и да не се чувствате виновни, че не вършите важна задача в момента – просто знаете, че имате запазено време да нея по-късно.

6. Научете се да казвате „не“

Понякога просто трябва да кажете „не“ на някои ангажименти и молби, за да освободите пространство в живота си за по-важните и приоритетни неща в момента. Всеки път, когато казвате „да“ на някого или нещо, всъщност казвате „не“ на куп други дейности, които можеше да се случат в този момент. Така че избирайте мъдро какво допускате в живота си, когато казвате „да“.

7.   Къде инвестирате времето си

Чували ли сте изрази като „ще инвестирам време в този проект/работа/връзка“. Губенето на време като губене на пари ли е, а инвестирането му? Ако мислим за инвестирането на време като финансов ресурс, то всички започваме всеки един ден с един и същи капитал от 24 часа. Без изключение. Така че когато решите да инвестирате 1 час от времето си днес в … например скролването в социалните мрежи, помислете какъв е резултатът, който получавате от тази инвестиция. Инвестирайте умно, съобразно приоритетите си и мислейки коя инвестиция ще ви даде най-голям резултат.

8. Използвайте таймер

Влизате само за да проверите новите си известия във фейсбук и… в един момент осъзнавате, че са минали 30 минути в скролване (а трябваше да довършите онзи договор/презентация и т.н.), може би ще ви хареса идеята да си сложите собствени граници. Пробвайте с таймер – настройте го за определени минути и в момента, в който звънне, ще знаете, че е време да се върнете към задълженията си. Може да използвате таймер, за да се мотивирате да свършите бързо дадена задача (например 10 минути за бързо подреждане вкъщи) или за да ви информира кога да преминете от една задача към друга.

9. Сложете си напомняния

Хора сме, случва се да забравим нещо. За да намалите вероятността, „извадете задачи от ума си“ – запишете ги в календара или в планера си, залепете бележка на хладилника или на огледалото, настройте напомняне на телефона си. Сега, в момента, в който се сещате за задачата. Дори да е за събития или идея за догодина – календарът е най-добрият ви приятел!

10. Създайте си балон от фокус

Представете си, че сте в балон на продуктивността и фокусираната работа, в който няма други хора, които да ви заговарят през бюрото или да влизат в офиса ви, няма звънящи телефони или известия от пощата и социалните мрежи, няма никакви разсейващи фактори – само вие, вашата продуктивност и задачата, която трябва да свършите. Опитайте се да си създавате такъв балон всеки път, когато имате важна или творческа работа, изискваща пълна концентрация. Това може да означава да излезете на балкона или на пейката пред офиса; да сложите табелка „Не безпокойте“ на вратата на офиса си; да станете сутрин рано, за да свършите задачата преди работа – използвайте въображението си и бъдете гъвкави, единственото правило е да елиминирате всички разсейвания.

11. Използвайте мултитаскинг правилно

Така популярното мултитаскване (правене на няколко неща едновременно) всъщност изтощава мозъка, който превключва от една задача на други и обратното. Това не повишава продуктивността и не пести време. Има само един вариант, в който правенето на две неща едновременно може да е полезно и дори препоръчително – когато едната дейност изисква минимално усилие на мозъка. Например – слушане на аудио книги докато пътувате към работа или докато шофирате; говорене по телефона докато зареждате пералнята/миете чиниите/лакирате си и т.н.

12. Следете времето си

Може би сте си водили дневник какво ядете, ако сте били на диета, или следите банковите си извлечения, за да видите къде отиват парите ви. Опитайте същия принцип и за времето – отбелязвайте си как минава един ваш ден от ставането до лягането, колко време отделяте за сутрешното кафе, за преглед на новините, да пътуване до работа, за започване на работа и т.н. Бъдете честни, не се съдете. Проследяването на времето ще ви отвори очите за много от полезните и не дотам полезните ви навици, а това ще ви помогне да управлявате по-добре онези нищожни 24 часа на денонощие, които имаме.

13. Делегирайте

Когато се чувствате претоварени, потърсете помощ. Не е нужно да правите всичко сами, дори и да можете. Обяснете на някого как да свърши дадена задача, инвестирайте време в това да го обучите, за да може след това всеки път да изпълнява задачата вместо вас. Делегирането е начин да освободите пространство в графика си, но и възможност хората около вас да се чувстват полезни и да научат нови неща.

14. Групирайте задачите по вид

Прегледайте списъка си със задачи за деня и ги групирайте по вид/дейност/материали/място. Винаги има сходни задачи, които може да групирате и да изпълните една след друга – например изпращане на всички имейли за деня един след друг, провеждане на всички телефонни обаждания, измиване на всички прозорци вкъщи (вместо чистене на стая по стая и сменяне на почистващи препарати). Групирането ви позволява да се фокусирате върху едно нещо, мозъкът ви не превключва между различни дейности, а когато веднъж влезете в режим „изпълнение“ не губите натрупаната инерция (или препарати).

15. Започнете деня с най-важната задача

Започнете деня с изпълнението на най-голямата, най-сложната и най-важната задача. Чак след това преминете към всичко останало. Доказано е, че в началото на деня продуктивността е най-висока и мозъкът има най-много енергия, която започва да намалява с всяка задача, която изпълнява, или решение, което трябва да вземе. Така че стартирайте ударно.

16. Изберете топ 3 на деня

В началото на всеки ден избирайте кои са трите най-важни задачи/неща/ангажименти, които трябва са бъдат изпълнени днес – няма значение какво се случва и какви други бури се разразяват, тези три неща трябва да се изпълнят, преди да си тръгнете.

17. Запишете всичко на хартия

Спрете да събирате задачите в главата си – просто ги запишете на хартия, подредете и организирайте. Винаги, когато се сетите за още нещо, може да го допишете, но моля ви, направете си тази услуга и успокойте съзнанието си, като използвате лист и химикал.

Съвети как да го направите: Brain Dump – какво е и как да го направим ефективно?

18. Прилагайте 2-минутното правило

Ако можете да свършите новопристигнала задача за 2 или по-малко минути, свършете я веднага. Ако се изисква повече време, запишете я и я планирайте и изпълнете по-късно.

19. Правете си чести почивки

Независимо от какво естество е работата ви, мозъкът и тялото имат нужда от почивка, раздвижване и разнообразие. За да бъдете ефективни в изпълнението на задълженията си, задължително се раздвижвайте и се протягайте на всеки час, пийте вода, а ако работите на компютър – давайте почивка на очите си. При усилена мисловна дейност – може да осъзнаете, че имате нужда от кратка пауза на всеки 20-25 минути.

20. Какво може да стане автоматично

За да оптимизирате времето си, помислете кои от нещата, които правите регулярно, може да се автоматизират или да станат по-ефективни. Може би да плащате сметките си електронно с натискане на един бутон, вместо да ходите до съответните офиси; или да се включите онлайн банкиране; или да пазарувате електронно с предварително подготвен списък с покупки; или да създадете даден шаблон, който да използвате всеки месец. Изисква малко време за настройка, но след това ви спестява много време по опашки.

21.  Поддържайте бюрото си подредено

Да, звучи елементарно и ясно, но тооолкова често не го правим. Физическият хаос води до хаос в ума.  Затова се старайте да поддържате бюрото си подредено, така че единствено необходимите ви материали за деня и най-важните документи да са пред вас. Отделяйте по 2 минути в края на всеки работен ден, за да подредите работната си площ.

22. Спете достатъчно

Не може да сте продуктивни, ако сте изтощени. Набавянето на достатъчно часове качествен сън е задължително условие, ако искате да се справяте страхотно. Ако ставате рано, за да свършите повече неща, уверете се, че си лягате достатъчно рано, за да се наспивате.

Прочетете повече: Искате да сте успешни? Спете повече

23. Пийте вода

Дехидратацията ще изиграе лоша шега не само на красотата на кожата ви, но и на способностите на мозъка ви. Водата помага за транспортирането на кръвта и полезните вещества до всички части на тялото, включително и до мозъка, като го снабдява с кислород. Така че пийте вода, за да мислите по-добре.

24. Правете си седмична равносметка

Отделяйте няколко минутки в края на всяка седмица, за да погледнете какво сте изпълнили и какво остава за следващата седмица, кои са най-важните ангажименти и върху какво предстои да се фокусирате, има ли нещо, в планирането на седмицата, което ви беше полезно или което трябва да промените за следващата.

Сега е ваш ред. Ако времето все не ви стига и тези 24 часа са крайно недостатъчни, опитайте някои от посочените стратегии за увеличаване на продуктивността. Споделете резултатите в коментарите.

Какви други трикове ви помагат да сте организирани и да се справяте със задачите си? Нямаме търпение да се учим едни от други. Споделете в коментарите.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.

%d bloggers like this: